סוגי תקשורת עסקית

תקשורת עסקית מסייעת לבנות קשרים עם עמיתים, כפופים, שותפים ולקוחות. בתהליך התקשורת, לא רק מידע מוחלף, אלא גם ניסיון וידע בתחום מסוים. נימוסים עסקיים חודר לחלוטין את כל תחומי החיים, ישנם סוגים שונים של תקשורת עסקית.

תקשורת עסקית היא מרכיב חשוב בחיי האדם. כללי התנהגות בסביבה העסקית משמשים סוג של תמיכה. בעסקים, ישנן מספר צורות של תקשורת. בחר את האפשרויות המתאימות יש לתת את המאפיינים האישיים והפסיכולוגיים של המשתתפים בדיון. ניתן להבחין בין צורות התקשורת הבאות:

• שיחה - מגע מילולי בין בני שיחו, צומצם לדיון בבעיות ומשימות חשובות, בבירור חלק מהניואנסים הנוגעים לעבודה. למשתתפים בשיחה במקרה זה יש זכות להתמודד עם משימות שונות ולקבל החלטות. מעמדם של בני השיח חייב להיות שווה.
• משא ומתן יש מבנה נוקשה יותר. ככלל, נציגים של חברות או חטיבות שונות משתתפות בהם. המשא ומתן משמש לאיחוד המאמצים עם שותפים המעוניינים בפתרון משימה ספציפית.
• בפגישה קבוצה או מעגל גדול של אנשים מתעניינים ומעורבים לוקחים חלק. המפגש כולל איסוף, ניתוח של מידע, שיתוף נתונים, וכן קבלת החלטות בנקודות שנויות במחלוקת.
• ביצועים - במקרה זה, אדם אחד או קבוצה קטנה משתפת את המידע הדרוש עם הקהל. במקרה זה, המסר אינו מוגבל לדיון בנושא, אלא מוצג כמידע. צורה זו של תקשורת דורשת מיומנויות מנהיגות של הדובר, היכולת להישאר בחברה, כמו גם מיומנויות דוברי הציבור.
• התכתבות - שיטה עקיפה של תקשורת, משחק תפקיד מוזר של תקשורת התכתבות. סוג זה של תקשורת כולל הזמנות, פרוטוקולים, הזמנות, בקשות, דוחות, מכתבים רשמיים, הוראות, וכן הלאה. התכתובת משמשת כדי לתקשר בין מחלקות או ארגונים. עליך לעקוב אחר כללים ספציפיים בהתנהלות ההתכתבות.

תקשורת עסקית צריכה ללמוד. יחד עם זאת, תכונות אישיות ואת ההפגנה של "אני" אחד נכנס ברקע. העיקר הוא היכולת לקחת בחשבון את האינטרסים והרצון של היריב ולשלב אותם עם הדרישות שלהם בצורה כזו כי שני הצדדים להשיג את התוצאה הרצויה.

תקשורת עסקית מורכבת ממספר שלבים:

• היווצרות המניעים. בלי זה, זה לא יהיה אפשרי להשיג אינטראקציה יעילה.
• מתכוננים לתקשורת - זוהי תוכנית לשיחה, הכנת טיעונים ומידע. כמו כן יש להכין רשימה של משימות שיש לטפל בהן במהלך הדיון.
• תחילת השיחה. יש צורך ליצור קשר, ולאחר מכן יש צורך ליצור "אקלים של יחסים" נוחים לשיחה.
• הצהרת בעיה - הדגשת מגוון הבעיות, הצגת מצבה וחזונה של משימה זו. עם זאת, יש לציין כי עליך להכין מראש תקצירים בנושא השיחה ולהיות מוכנים לענות על השאלות שהוצגו.
• שיתוף מידע - מציאת עמדתו של בן שיחו. חשוב לשמור על קשר ולענות על שאלות בשפה הרשמית נגיש, לאבד את המינוח מקצועי במידת הצורך.

• שכנוע וארגומנטציה - יש צורך במחלוקות ופעל מן השלב הקודם של התקשורת.יש לציין היבטים חיוביים של החזון שלך של המצב ואת הפתרון של הנושא שנוי במחלוקת.
• מציאת פתרון לבעיה או לבעיה - סוף הדיון, התוצאה שלו צריכה להתאים לכל המשתתפים.
• עריכת חוזה - פירוש הדבר שבסוף הפגישה הגיעו משתתפי הדיון למכנה משותף או גייסו את תמיכתם של שותפים בפתרון משימות שונות. התוצאה החיובית של הדיון מסתיימת באישור בכתב.
• ניתוח תוצאות - מדגים אם ההחלטות שהתקבלו היו נכונות.
• קבלת החלטות - מניח את הסכמתם של כל הצדדים לאחר הניתוח. במקרה זה, משתתפי הדיון מחליטים על המשך שיתוף הפעולה או הפסקת הקשר.

בחברה המודרנית, אנשים במודע בצע את הכללים של תקשורת עסקית כדי להשיג מטרות ספציפיות בסביבה ארגונית. בעסקים זה לא מספיק כדי לתפוס עמדה מסוימת, יש גם צורך לחזק את היחסים עם אנשים שונים. חשיבות רבה היא כדלקמן:

• היכולת להיות אנשים בתוך עצמך כדי לשמור על עצמך בחברה הם היבטים חשובים של הדיאלוג הארגוני. כדי לעשות זאת, אתה צריך להיות מסוגל לבטא את המחשבות שלך בבירור, נכון לטעון את נקודת המבט שלך.
• נתונים אנליטיים ויכולת לקבל החלטות מהירות תמיד על הצד שלך. בעת תקשורת עם שותפים, זכור כי כל הצדדים מעוניינים ברזולוציה מהירה של נושאים שנויים במחלוקת.
• חשוב לקחת בחשבון את המאפיינים התרבותיים והמסורות הלאומיות של בן השיח: אין ספק שמנהגים ונורמות מסוימים שאומצו במדינה אחרת עשויים להיראות בלתי מתקבלים על הדעת או פוגעים.

את המושגים הבסיסיים ואת הנורמות של אתיקה עסקית צריך להיות מוכר לכל אדם מכבד את עצמו. יש להבין כי בעסקים, תקשורת בין אנשים בנויה לא על חישה הדדית של מצבי רוח של שותפים, אבל על סטנדרטים מסוימים. ישנם סוגים הבאים של תקשורת עסקית (מטרה פונקציונלית):

• מילולית ולא מילולית - מורכב הצורך לעקוב אחר הדיבור, הבעות פנים, מחוות תנוחות. עם תקשורת לא מילולית, המיקום של הזרועות, הרגליים, המבט, ההטיה הראשית והתנועות הלא רצוניות יכול לספר את רגשותיו של האדם ואת מצב הרוח הרבה יותר מאשר דיבור בעל פה. כדאי ללמוד איך לשלוט על הבעות פנים ומחוות.
• בכתב ובעל פה. לכל צורה של תקשורת יש מושגים ונורמות נפרדים. הצורה הכתובה של התקשורת היא כל מסמך מאושר על ידי חתימות וחותמות. לפגישות התכנון, הפגישה, המשא ומתן, הדו"חות וצורות אחרות של תקשורת עסקית.

• מונולוגים ודיאלוגיים - יש הבדלים משמעותיים בשפה. הדיאלוג הוא תקשורת בין-אישית. מונולוג משקף נקודת מבט אחת; סוג זה של תקשורת כולל מצגת או נאום חגיגי, כמו גם דוח או מילה היכרות.

• מרחוק אישי. לקבלת תקשורת מרחוק כוללים שיחות טלפון, התכתבות בדואר. תשומת לב מיוחדת מוקדשת לדפוס האינטונציה של הדיבור, לקיצור המסר. אי אפשר להשתמש במחוות.

לכל סגנון יש מאפיינים משלו. אתה צריך להיות מסוגל להבין אותם.

סיווג סגנון:

• סמכותי. היא מבוססת על סמכותו הבלתי מעורערת של המפקד ועל הכפיפות המוחלטת של העובדים. כל ההחלטות נעשות בנפרד ואינן נדון עם אנשים המעוניינים או המעורבים.
• דמוקרטית - התכונה העיקרית היא דיון משותף בנושאים והרצון להבנה הדדית.כאשר מתקשרים עם בן שיחו, הבקשה, המלצות ומוטיבציה משמשים.
• Conniving או רשמי - נקבע על ידי השתתפות מינימלית של הראש בניהול כוח אדם, משא ומתן וקבלת החלטות. החלטות עסקיות קשות ומסוכנות מועברות לאחרים. האפקטיביות של ניהול כזה תלוי כבר לא על המנהיג, אבל על רמת הפיתוח של הקבוצה.
• ליברלי - חפיפה בין סגנונות סמכותיים ודמוקרטיים. דיון בנושאים שונים עם שותפים או עמיתים מצטמצם למינימום, אך הוא משמש במקרים נדירים ורק לצורך העברת אחריות ליריב.
• עסק רשמי - מניחה שמירה קפדנית על נורמות תקשורתיות, קלישאות דיבור ותקנות תקשורת עסקית, שבהן אין מקום לביטוי של אינדיווידואליות.
• מדעי - נאום קפדני, תמציתי ומתמשך, רלוונטי רק בתחומי המדע והחינוך. הוא משמש במחקר או בפעילויות ההוראה.

תקשורת עסקית עוסקת בכל ההיבטים החיצוניים של ההתנהגות ומחולקת למספר תחומים:

• למשתתפי השיחה יש מטרות ומניעים משותפים;
• השיחה מתרחשת באותו מרווח זמן זהה;
• יש היררכיה ברורה של התקשורת בין כל המשתתפים בדיון, הסטטוס החברתי מופץ;
• משתתפי תקשורת דבקים לכללים והתקנות המקובלים בעת התקשרות.

תקשורת עסקית מסייעת במהירות להקים את אנשי הקשר הדרושים, כדי לגייס את התמיכה של הלקוחות אמין. זה עוזר להשיג הבנה הדדית.

ישנן 4 פונקציות של תקשורת עסקית, אשר העיקריים שבהם:

• תקשורת מידעית - כרוך איסוף מידע ספציפי, כמו גם חילופי ידע וניסיון.
• אינטראקטיבית - בשל תהליך של אינטראקציה בין אנשים. הוא משמש בתהליך של אינטראקציה (התנהגות, פעילויות והחלטות של שותפים).
• תפיסתי - הוא להבין את האדם האחר. הקמה או החלשה של מגע מתרחשת על בסיס של הבנה הדדית.
• תקשורת תקינה - מאפשר לך להתאים את התנהגות המשתתפים בדיון. כדי לעשות זאת, יש צורך לשלוט באופן מושלם בטכניקות מיוחדות: להיות מסוגל לשכנע, למצוא פשרות ולבצע ויתורים.

בנוסף, עליך לקחת בחשבון את הכללים המיוחדים בעת התמודדות עם אנשי עסקים. כל ההודעות, ההודעות והמידע חייבים לעמוד בכל שלושה עקרונות בסיסיים:

• על ידי אוריינטציה תוכן - הודעות ומידע צריך להיות ברור ותמציתי;
• חלק אקספרסיבי - מתייחס למרכיב הרגשי;
• המניע מכוון למחשבות ולרגשות של בן שיחו.

כאשר תקשורת האדם משלם את תשומת הלב של הדיבור ואת הקול של בן שיחו. זה מוערך על אינדיקטורים מסוימים:

• אוצר מילים - העדר מלים - טפילים ודיבור מוכשר, אקספרסיבי, מאפשרות להצהיר בביטחון כי אדם הוא משכיל ותרבותי.
• דיבור מודיעיני ואת ההגייה הנכונה של המילים הוא המפתח להצלחה של כל אדם.
• הכנה - מאפשר לך למקם את המבטאים הדרושים.
• שיעור דיבור - דיבור איטי יגרום למלנכוליה, ומהר לא יאפשר להתרכז במידע שסופק.
• דיון באיכויות החיוביות והשליליות של המתחרים. נסו להתמודד עם נושאים כאלה מאוד בזהירות ובזהירות. זהו סוג של מניפולציה לא מזיקה, אשר תסייע לחבב את בן שיחו.
• השילוב של ביטויים ארוכים וקצרים. טכניקה זו תשמור את תשומת הלב של השיח.

כדי להשיג כבוד בין עמיתים ושותפים, אתה צריך לשקול כמה ניואנסים:

• דיון באיכויות החיוביות והשליליות של המתחרים. נסו להתמודד עם נושאים כאלה מאוד בזהירות ובזהירות. זהו סוג של מניפולציה לא מזיקה, אשר תסייע לחבב את בן שיחו.
• השילוב של ביטויים ארוכים וקצרים. טכניקה זו תשמור את תשומת הלב של השיח.
• בסביבה העסקית לא להראות העדפות אישיות ורגשות בפתרון בעיות שונות. התפקיד העיקרי הוא שיחק על ידי האינטרסים של החברה שאתה מייצג, ואת האינטרסים של בן שיחו. אתה לא צריך לעבור לגוונים מורם או להיכנס להתכתשות מילולית: כל מציג של רגשות ישפיע לרעה על המוניטין שלך ואת התמונה.
• אין לערבב עבודה וחיים אישיים. יחסים עם עמיתים לא צריך להשפיע על הפתרון של הבעיות של החברה. אם אתה לא יכול לבנות מערכת יחסים חמה עם אדם, זה לא אומר שאתה צריך להתעלם דעתו ועצותיו בעת פתרון בעיות נפוצות. היכולת להפריד בין מערכות יחסים אישיות לעסקים מסייעת להתרכז במשימות הרצויות ולפתור סכסוכים.

• היכונו לדיון: לשאול על השיח ולבחור את טקטיקות התקשורת המתאימה.
• להיות דייקן - לא לוקחים זמן משותפים עסקיים.
• יכולת להקשיב לשוחח - יתרון שאין לערער עליך. ללא היכולת לתקשר עם הלקוחות, כדי להבין את הצרכים שלהם ואת הרצונות זה בלתי אפשרי להצליח.
• יחס ידידותי לכל בני שיחו. אפילו בן זוג לא ישר אינו יכול להתעלם. שכח סלידה ונסה להתייחס לאדם האחר בחיוב ובחסד. זכור כי דיון היחסים שלך עם אנשים אחרים בסביבה עסקית לא שווה את זה. מערכות יחסים, חיים אישיים לא צריך לדון עם אף אחד.
• היכולת להתמקד על העיקר. נסה להבין מה השותף שלך רוצה. בהתחשב האינטרסים שלו, לנסות לפתור את הבעיה ולהגיע למכנה משותף, מבלי לאבד את רצונך.
• היכולת להיות כנים. אם המידע אינו מדויק, מעוות, זה יכול להיות ברור בכל רגע לא מתאים להשפיע על המוניטין שלך.
• אל תשכח את הכללים של צליל טוב. תמיד ליצור קשר עם האדם על ידי שם, חיוך ולנסות לעשות מחמאות, אבל להימנע חנופה.

בסרטון הבא אתה מחכה למיומנויות התקשורת העסקיות החשובות ביותר.