שיחה עסקית: כללים, זנים ושלבים

תוצאות היחסים העסקיים תלויים לעיתים קרובות במשא ומתן אישי ובדיאלוגים. בשיחות אישיות מתפתחים קשרים עסקיים עם כתיבה או בטלפון. המשתתפים בראיון משתמשים בכל מגוון אמצעי התקשורת: הם משתמשים לא רק בדיבור, אלא גם במחוות, בביטויי פנים ובהשפעה אישית.

שיחה עסקית היא בדרך כלל שיחה של שני בני שיח, ולכן הם צריכים לקחת בחשבון את הפרטים האישיים של היריב, המניעים שלו, מוזרויות הדיבור, וליישם כללי התנהגות. תקשורת בין אישית כוללת מגוון של שיטות השפעה על השיח.

שיחת עסקים, שיש לה נושא מסוים והיא מכוונת אישית, מתבצעת לעתים קרובות בתוך אותו ארגון בין העובדים. מטרת השיחה היא הרצון של משתתף תקשורת אחד להשתמש במילים כדי להשפיע על אחר או על קבוצה שלמה של עובדים כדי לדחוף פעילויות, שינויים בסביבת העבודה הקיימת או במערכות יחסים, ולשפר את איכותם.

יעד נוסף של השיחה העסקית הוא הצורך בהנהלה ליצור מסקנות והחלטות המבוססות על חוות דעתם והנמקתם של העובדים.

היתרון של שיחות עסקיות על פני סוגים אחרים של תקשורת דיבור הוא:

• במהירות התגובה לשכפולם של בני שיחו, המסייעים בהשגת התוצאה הרצויה;
• כדי להגביר את המודעות של המנהל על ידי לקיחת בחשבון, שליטה, ניטור נקודות מבט, פסקי דין, מחשבות, טיעונים, הצהרות ספקנים שמעו במהלך הראיון;
• בתועלת של שילוב גמיש ורציונלי של שיטות המחקר של הנושא הנדון, שהוא תוצאה של פתרון הבעיה ותביעות של כל הצדדים.

שיחת עסקים מתמקדת ביישום פונקציות מסוימות:

• מציאת כיוונים חדשים;
• השקה של פרויקטים מבטיחים;
• החלפת נתונים;
• הסדרת פעילויות יזומות;
• תקשורת הדדית של עובדים של מפעל אחד;
• קידום קשרים עסקיים בין מוסדות, חברות, תעשיות.

התוצאות של שיחות עסקיות ופגישות אינן מותנות רק בנכונות לכך, אלא גם על ידי בניית השיחה עצמה. הימנע טעויות ללא עוררין לאפשר שיטות מבוססות של ביצוע ראיונות ועמידה בעקרונות שלהם. תמיד צריך להיות אווירה של רצון טוב - הצהרות קשות אינן מקובלות.

העיקרון של רציונליות מרמז על איפוק התנהגות, במיוחד במקרה של שותף המראה רגשיות. העדר שליטה ברגשות משפיע באופן שלילי על ההחלטה. הפתרון הטוב ביותר לא יכול להיקרא.

עקרון ההבנה נחוץ כדי שהשיח ימצא נקודות מגע בדיאלוג וישיג את האפקט הרצוי.

בהמשך השיחה, הריכוז של תשומת הלב של השיחה משתנה גם בהעדר גורמים מתפוגגים. בהתחשב ולראות ניואנסים כאלה, יש צורך בשלב זה שוב למשוך תשומת לב לעצמך לחדש את הקשר קטע.

עקרון האמינות מכתיב את החובה לשמור על האותנטיות של ידיעת השיח - גם אם הוא מוסר מידע כוזב. זה דיאלוג מאפשר ומאפשר לך להשיג את המטרות הרצויות.

עיקרון פסיכולוגי חשוב הוא ההבחנה בין נושא השיחה עם בן שיחו. היחס הסובייקטיבי ליריב יכול להשפיע על האובייקטיביות של הערכת המדדים. שיחה בונה מבוססת על התיחום של אירועים עם נקודות מבט, ודעות - עם חוויות.

הקונקרטיזציה של עקרונות כלליים אלה לניהול שיחות עסקיות היא הכללים ליישוםם, התורמים לביטחון ולמשא ומתן.

הכלל של עניין כפול הוא שלכל שיחה יש אינטרס כפול: לא רק את המהות ואת התוכן של נושא השיחה, אלא גם שיתוף פעולה עם בן זוג. שמירה על מערכת יחסים פורייה היא משימה לא פחות חשובה בשיחה מאשר חילופי מידע.

מומחים ממליצים לכוון את השיחה באופן כזה שהוא לא יפריע ליחסי העובדים עם מנהלים. בשביל זה אתה צריך:

• לא למהר למסקנות לגבי המוטיבציות והכוונות של בני שיחו, על בסיס הנחותיהם;
• להקשיב היטב ליריבך ולהראות שהוא מובן;
• להביע את האינטרס שלהם ואת המטרות שלהם במקום להתווכח על העבר, ואת המחשבות צריך לבוא לידי ביטוי ברור וברור;
• לדון בפעולות מבטיחות.

דגש על אינטרסים בפרטנר נחשב גם לכלל משמעותי שיקל על המשימות של שני בני שיחו. ביטויים: "מובנים", "מעניינים", "נעים לדעת", שהוכנסו באופן טבעי לשיחה, ייצרו אווירה נינוחה ויעזרו להביע הסכמה והבנה הדדית. אותה משימה ניתן לפתור אם אתה פונה אל בן שיחו, קורא לו בשמו ובפטרונומיה, וגם לא להראות חרדה ועצבנות.

הרצון להבהיר מידע נוסף או עזר גם יעזור לשמור על עניין.

כל שיחה היא דרך למצוא נקודות מגע. כדי שהדיאלוג יצליח, לא מומלץ להתחיל בו בסתירות. בדרך כלל הם מתחילים עם נושאים כאלה, דעות על אותם הם, למשל, על מזג האוויר. זה נעשה כך שמלכתחילה לא תשמע תשובה שלילית ואין לעשות מאמץ לשכנע את השיח. מומחים ממליצים תמיד יש כמה משפטים מוכנים מראש, התשובות אשר חיוביות בלבד.

הכנה לשיחה עסקית מתחילה בשלב חשוב - תכנון, המתבסס על גיבוש הבעיות והמשימות של הפגישה, כמו גם יצירת תוכנית למשא ומתן ודרכי יישומה. מומחים מייעצים:

• לשקול ולשקול את התהליך המיועד של השיחה המיועדת, להכין את התוכנית;
• לאסוף את כל המידע הדרוש על שיח פוטנציאלי;
• לבחון את יעילות הטיעונים שלהם, הנדרשים להצדיק את אמונתם ואת כוונותיהם;
• לבדוק את העקביות של ההגדרות שלהם ואת המחשבות;
• לשקול את האפשרויות עבור התגובה של בן שיחו או את היריב את הטיעונים שהועלו.

מינוי הזמן והמקום של השיחה העתידית תלוי במיקום ובהתקנה של המשתתפים. זה יכול להיות מוחזק על שלה, זר או ניטרלי השטח.לאחר אימון תפעולי, יש צורך לפקח ולערוך את החומרים שנאספו והכינו ולתת את תוכנית הראיון הסופי הסופי הטופס.

בניית שיחה עסקית מורכבת מ -5 שלבים:

• תחילת השיחה;
• מתן מידע;
• טענות;
• הפלת טיעוני היריב;
• אישור ההצעות.

כל אחד מהצעדים הללו מבוסס על ידע מקצועי, בהירות, עקביות, שאליו מתווספות התכונות האישיות של השיחה, שהן בעלות חשיבות רבה בשיחה. בניית תוכנית של שיחה צריכה להתבסס על גרסאות אפשריות שונות של התוצאה שלה. לפעמים אתה צריך לבטא מחדש כמה טיעונים.

בשלב הראשון - בתחילת הדיאלוג - חשוב למצוא קשר עם בן זוג, לארגן סביבה אטרקטיבית, לעניין את השיח ולשתלט על היוזמה. מומלץ להשתמש בטכניקות מיוחדות המתחילות את הדיאלוג. אלה כוללים:

• שיטה להקלה על המתח, המסייעת ליצור קשר הדוק עם היריב;
• דרך לחבר את השיח, ומאפשר לך להיכנס במהירות לתוך הבעיה;
• שיטת הפנטזיה המעוררת, בהשתתפות מספר רב של שאלות;
• שיטות של גישה ישירה לבעיה.

ההתחלה הנכונה של השיחה נחשבת כמכירה, ניסוח מדויק של מטרותיה ויעדיה, מינויו של הנושא, תקשורת הכללים לבחינת נושאים.

בשלב של מתן מידע, יש צורך לגלות את הבקשות ואת הדעות של השותף, המניעים שלו, טיעונים ורצון, לתקשר את המידע המתוכנן, לנתח את המיקום של בן שיחו.

בשלב ההפרכה של פסקי הדין של היריב, יש לנטרל את דבריו. בשביל זה יש צורך לטעון את הטיעונים שלך באופן משכנע, ללא ספק, לא לאפשר את האפשרות של הפרכה של דעתך. ההיגיון של שלילה מורכב מניתוח מידע מפוקפק, מציאת הסיבה האמיתית, בחירת מושג ומתודולוגיה. זה חל מגוון של טכניקות וטריקים.

בשלב קבלת ההחלטות, התוצאות של הטיעון שהשיח קיבל ואושר מסכמות, הניואנסים והמסקנות השליליות מתבטלים, התוצאה המתקבלת קבועה ומאושרת, מוצעים נושאים לשיתוף פעולה נוסף. בשלב זה, לא יכולה להיות אי ודאות, כך שגם השותף אינו מתחיל לפקפק בהחלטה.

סוגים עצמאיים של שיחות עסקיות מאופיינים בסיווג הבא:

• כאשר פונים לקבלת עבודה;
• עם פיטורין;
• על הבעיה;
• אופי משמעתי.

לסוג הראשון יש סוג של מציאת העובדות, שמשימתו העיקרית היא לבדוק ולהעריך את התכונות העסקיות של המבקש לתפקיד. המנהל נדרש לשאול את המבקש רק מספר שאלות בסיסיות המכילות מידע על האדם: רמת השכלה, ניסיון בעבודה, מיומנויות ויכולות זמינות, סיבות למציאת עבודה, רמת תביעות תשלום. לפעמים אתה צריך להבהיר איכויות אישיות גם כן.

ראיון לגבי יציאת העובד יכול להיות משני סוגים: התיישבות מרצון או כפוי. במקרה הראשון, מנהל צריך לברר את הסיבות פיטורים - זה בשל תשומת הלב כדי לשפר את הניהול של הארגון. בדרך כלל במקרים כאלה ניתן ללמוד מידע שימושי המאפשר לפתור כמה בעיות.

הסוג השלישי הוא שיחה עם עובד שנאלץ לעזוב. ככלל, זה קשה מאוד עבור הראש. בתהליך של שיחה כזו, עדינות יש לצפות, אבל באותו זמן זה צריך להיות אמיתי והוגן כדי לטעון את הטענות אליו. ישנם כללים מיוחדים ועצות כיצד לנהל שיחה כזו.

בניית הטיעונים יכולה להתבסס על שיטות רטוריות וספקולטיביות. לרטורית:

• יסוד, המורכב במישרין אל שותף;
• סתירה המבוססת על מציאת מחלוקות בוויכוחים;
• מתודולוגיה לבידוד מסקנות, המביאה לתוצאות הרצויות באמצעות מסקנות ביניים;
• השוואה;
• שיטת ההפרדה, על בסיס הקצאת חלקים בודדים;
• שיטת בומרנג;

• חרם;
• העברת דגש והדגשת האינטרסים שלהם;
• שיטה המבוססת על שינוי מתמיד באופי הבעיה;
• שיטת שאלון מוקפת בשאלות קודמות;
• שיטת הסיוע המפורשת.

ניתן לשקול שיטות ספקולטיביות:

• טכניקת הגזמה;
• אנקדוטלי;
• טכנולוגיה של שימוש בסמכות;
• טכניקת הספק באישיותו של בן שיחו;
• שיטת הבידוד, המורכבת בהצגת ביטויים אינדיבידואליים בצורה שונה;
• המרת כיוון המבוססת על מעבר לנושא אחר שאינו קשור למחלוקת;
• דיכוי, המורכב מבעיות קטנות ומפחידות;
• טכניקה של אשליה, שבה מדווחים על מידע מבלבל;
• עיכוב - עיכוב השיחה;
• ערעור המבוסס על פנייה לאהדה;
• טכניקה מעוותת;
• מלכודות שאלות.

מומחים ממליצים לנהל שיחות עסקיות באופן הבא: להציע הצעות או להעריך משהו בצורה של תשובה לשאלה, המאפשרת לך להחזיק בעמדה של יוזמה, לא לאפשר צליל קטגורי, לעודד את בן השיח להיות פעיל ובמקביל לקבל את המידע הדרוש. לדוגמה, ראוי ורציונלי להשתמש בביטויים:

• "מה דעתך על זה? "
• "מה אתה חושב? ..";
• "הבנתי נכון את נקודת המבט שלך? "
• "אנחנו לא צריכים לבדוק אפשרות אחרת איתך?" "
• "האם אתה חושב שהמצב אינו תומך בשיקול דעתך עכשיו? ".

שיחה עסקית תורמת למימוש רצון העם לשנות את המצב או ליצור קשרים איכותיים חדשים בין המשתתפים בדיאלוג. שיחות כאלה הן חלק חשוב ביחסים בעסקים ובפוליטיקה, המייצגים את הקשרים בין שותפים שאושרו על ידי הארגונים שלהם לפתרון בעיות. צריך לדבר בקצרה.

למידע נוסף על הכללים העסקיים, עיין בסרטון הבא.