פסיכולוגיה של תקשורת עסקית

כיום, אנשי עסקים יש דרכים רבות לתקשר עם לקוחות, עמיתים ובעלי עניין אחרים. הבנת אופי התקשורת העסקית יכולה לסייע בהשגת המטרות של החברה בניהול היומיומי של זה.

בפסיכולוגיה, המונח "תקשורת" פירושו חילופי מידע בין אנשים באמצעות מערכת סמלים משותפת. הגדרה זו של תקשורת כוללת שני היבטים:

• ראשית, יש משהו המועבר, למשל, עובדות, רגשות, רעיונות וכו '. משמעות הדבר היא כי בתהליך של תקשורת, מישהו חייב לקבל את המידע המועבר.
• שנית, ההגדרה הנ"ל מדגישה את מרכיב ההבנה בתהליך התקשורת. ההבנה תושג רק כאשר מקבל ההודעה יבין אותה באותו מובן כמו השולח. לכן, הפרשנות הנכונה של המסר היא בעלת חשיבות רבה.

תקשורת עסקית היא חילופי מידע, עובדות ורעיונות הקשורים לעסק. בעידן זה של הגלובליזציה, כל מפעל, גדול או קטן, מחייב תקשורת עסקית נאותה, הן בסביבה הפנימית והן בחיצוניות.

המאפיינים העיקריים של תקשורת עסקית כוללים את המרכיבים הבאים:

• פילוח גם בארגונים קטנים, תהיה זו טעות להניח שלכל העובדים יש אותם צרכים, אינטרסים ורצונות בכל הנוגע לתקשורת עסקית. תקשורת עסקית אפקטיבית הוא מקוטע כדי לענות על הצרכים של קהלים ספציפיים. לדוגמה, עובדים העובדים בסביבה ניהולית יהיו להם צרכים שונים וגישה למידע שונה מאשר עובדים העובדים בסביבת ייצור.
• בטון. תקשורת עסקית אפקטיבית צריכה להיות ספציפית, וככל שהיא ספציפית יותר, כך היא עונה על סגוליותה.
• דיוק כאשר המידע אינו מדויק, אמינותו הולכת לאיבוד. השולח של מידע זה גם מאבד את הביטחון. תקשורת עסקית אפקטיבית צריכה להיות מדויקת הן מבחינת התוכן המועבר והן במונחים של דברים פשוטים הכוללים דקדוק, איות ופיסוק.
• עיתוי העובדים צריכים להיות מודעים למה שקורה בארגונים שלהם ובסביבה החיצונית, שכן זה משפיע עליהם. תקשורת במועד עם העובדים היא קשה יותר מאשר אי פעם בעבר, אבל חשוב תקשורת עסקית יעילה.

• חזרה. אם הודעה נשלחת רק פעם אחת, לא תוכל להיות בטוח שהיא הגיעה לנמען. תקשורת עסקית יעילה דורשת תקשורת תכופה כדי להבטיח כי כל העובדים יש את המידע הדרוש. בנוסף, העובדים משתנים, חלקם עוזבים, אחרים מצטרפים לחברה, וכל זה דורש עדכון מידע.
• רב ערוצי. עסקים יש ערוצי תקשורת רבים - מן מסורתיים (להדפיס, לוחות מודעות, פגישות) על חדשים (דואר אלקטרוני, בלוגים, אתרי הרשתות החברתיות). כל הערוצים האלה חייבים לשמש כדי להבטיח שהעובדים יקבלו מידע בתנאים שונים.
• מיידיות לדברי מומחים, תקשורת ישירה היא עדיין היעילה ביותר, וזה צריך לשמש בכל הזדמנות אפשרית. כמובן, בארגונים גדולים מאוד זה יכול להיות קשה, אבל גם אז חלופות עשויים לכלול ועידות וידאו או שימוש webinars.
• זמינות משוב. העובדים צריכים להיות מסוגלים לחלוק את המשוב שלהם, דעות ומחשבות עם מנהלים ומעסיקים. תקשורת דו-צדדית יעילה הן עבור העובדים והן עבור המעסיקים.

לפעמים אתה צריך לעבוד עם מישהו שאתה לא אוהב, או מי אתה פשוט לא יכול לסבול. אבל למען העבודה שלך, חשוב לשמור על יחסים עסקיים טובים איתם. במקרה זה, לנסות להכיר את האדם. הוא בטח יודע היטב שאתה לא אוהב אותו, אז לקחת את הצעד הראשון: להתחיל שיחה סודית, או להזמין אותו לאכול ארוחת ערב יחד. במהלך השיחה, להתמקד במציאת דברים שיש לך במשותף: לשאול על משפחה, תחומי עניין, הצלחות העבר.

תרבות ארגונית חשובה לתקשורת עסקית מוצלחת. היא תורמת לשמירה על כללי התנהגות בעבודה, בנוסף, המחקר בתחום זה מראה קשר ישיר בין התרבות הארגונית לבין מחזור המסחר של חברות.

מומחים קוראים שישה עקרונות פסיכולוגיים בסיסיים של תקשורת עסקית:

• הדדיות. הדדיות בעסקים פירושה ציפיות הדדיות בחילופי ערכים. אם אדם אחד נותן משהו, זה צפוי כי המקבל גם לתת משהו בתמורה. ההדדיות יוצרת אמון בין בני זוג, ויחסים אלה מתפתחים לטובה.
• משכנע הידע של המוצר, מגמות, תוצאות מחקר בתחום המשא ומתן יגרום לך הרבה יותר משכנע. חשוב להציג את המודעות שלך כדי להשיג את האמון של השותף שלך.
• התחייבות. תמיד למלא את החובות שלך, לא רק כתוב, אלא גם מילולית. זכור כי אפילו לחיצת יד היא סמל של הסכמה. אם אתם מתקשים לזכור מה שאמרתם בזמן זה או אחר, רשמו אותו. אתה עושה את הרושם של אדם חובה.
• רצף. להיות תמיד עקבי במעשים שלך ומעשים, ואף פעם לא לשנות את עקרונות העסק שלך.
• חתירה לקונצנזוס. הקונצנזוס מרמז שכולם מקבלים את ההחלטה ומביעים אותה ומבינים את הסיבות לאימוצה. הסכמה אפשרית בין בני זוג, אם יש להם ערכים משותפים ומטרות משותפות, ויש הסכמה ביניהם בנושאים ספציפיים וכיוונים משותפים.
• אהדה אישית. אנחנו נוטים יותר לתקשר עם אנשים המבהירים שהם אוהבים אותנו ובנוכחותם אנחנו מרגישים משמעותיים. אטרקטיביות פיזית משחקת תפקיד מסוים זה, אבל הדמיון הוא גם מאוד יעיל. אנו פונים לאותם אנשים הדומים לנו בלבוש, גיל, מעמד חברתי-כלכלי.

תקשורת היא אתית כאשר היא ישירה, כנה ודדית. אם התקשורת נועדה להסתיר את האמת או לפגוע באדם אחר, זה לא יכול להיות מוסרי.

אף שהאתיקה אינה זהה למוסר, קיימת מערכת יחסים חזקה בין מושגים אלה: המוסר הוא רעיונות לגבי מה נכון ומה לא נכון, והאתיקה הם עקרונות התנהגותיים המושפעים מאמונות מוסריות. לכן, האתיקה של התקשורת תלויה מאוד בעקרונות מוסריים:

• כנות. באופן כללי, תקשורת אתית היא תקשורת כנה. אמנם ישנם מקרים שבהם יהיה זה מוסרי יותר לשקר, למשל, לרוצח כביכול על מקום הימצאותו של הקורבן הפוטנציאלי, אך מקרים אלה הם היוצא מן הכלל ולא הכלל. חוץ מזה, כנות היא יותר מאשר רק את האמת; זה אומר להיות פתוח, התנדבות כל מידע שיש לך, גם אם זה מאיים על האינטרסים לטווח הקצר שלך. אמון באנשים קשור קשר הדוק ליושר. יצירת סביבת אמון היא הנתיב לתקשורת אתית בסביבה עסקית.
• פתיחות. פתיחות היא אחת מנקודות המפתח של תקשורת אתית. בתקשורת, זה אומר להיות פתוח רעיונות שונים ודעות, כמו גם להיות מוכן להביע את דעותיך, גם אם אתה לא מצפה שהם יתקבלו.

• נאמנות. בהקשר של תקשורת עסקית, נאמנות פירושה הקצאת הזמן והמשאבים הדרושים כדי לדון באופן מלא בנושאים. רק אז תהיה לכולם הזדמנות להישמע.
• בניין קונצנזוס. תקשורת אתית מתמקדת במטרות ולא במעמד. סגנון התקשורת, שבו קבוצות שונות מתאחדות במחנות מתנגדים ובעיקר מתמקד באינטרסים שלהן, אינו נותן דבר לארגון כולו. אתית לארגון הוא סגנון תקשורת שבו אנשים מחפשים קונצנזוס, לא התנגדות, ומתמקדים לעשות מה שהם יכולים עבור החברה. לפיכך, מאחר שהסיוע של הארגון הוא ציווי מוסרי, הגעה להסכמה היא סגנון מוסרי של תקשורת.

הוא האמין כי ישנם שישה סוגים עיקריים של שיחים. כדי להתכונן טוב יותר לשיחות חשובות, חשוב לדעת איזה סוג אתה:

• רפלקטיבית. אתה בן שיח מהורהר, אם בתהליך התקשורת אתה מרגיש את מצב הרוח של השותף שלך. הדיבור שלך רך, רגוע, אתה רגיש, אתה מבין את בן שיחו, ואתה אוהב לבנות מערכות יחסים עם אנשים אחרים.
• השופט. אתה בן שיחו של סוג "שופט" אם אתה מנתח נושאים ובעיות, לברר את הנקודות העיקריות, ולאחר מכן ביעילות להסביר אותם לאחרים. אתה מוביל את השיחה ומוביל אותה ישירות ומשכנע.
• נובל. אתה סוג של בן שיח "אציל", אם אתה אוהב תקשורת פתוחה, וזה קל עבור אנשים אחרים כדי לתקשר איתך. אתה גם ממוקד, ותמיד ללכת ישר אל המטרה.
• MP. בן שיחו של סוג "סגן" הוא דיפלומטי ומשתמש תקשורת כדי לסיים את הסכסוכים. הוא גם מדבר בשקט, הוא מקסים גורם לאנשים להרגיש בנוח.
• סוקרטס. בן שיחו של סוג סוקרטס הוא בקי היטב בפתרון בעיות ומשכנע אחרים, הוא אוהב ויכוחים ארוכים. הוא מפורט ומודע, ודעותיו מוערכות על ידי אחרים.
• הרשמי. בן השיח מסוג זה משתמש בתקשורת כדי להגשים את חלומותיהם ולהצליח בעבודה ובבית. זהו סוג של תובנה אסטרטגית אופקים.

מומחים אומרים כי ישנם ארבעה סגנונות תקשורת בסיסיים: אנליטית, אינטואיטיבית, פונקציונלית ואישית. אין סגנון תקשורת הוא מטבעו טוב יותר מאשר אחרת. אבל בחירת סגנון התקשורת הלא נכון לקהל מסוים עלולה לגרום לבעיות:

• סגנון אנליטי. תקשורת בסגנון אנליטית כרוכה בפעולה עם נתונים קשים ומספרים אמיתיים. אנשים מתקשרים בסגנון זה להימנע מלהביע רגשות ורגשות במהלך שיחה. יתרון גדול של סגנון תקשורת אנליטית היא שאתה יכול לנתח בעיות באופן הגיוני וללא משוא פנים. משמעות הדבר היא כי אנשים רואים כי אתה הודיע ​​היטב יש מידה רבה של ניסיון אנליטי. החיסרון הפוטנציאלי של סגנון תקשורת אנליטי הוא שאתה עלול למצוא את זה קר או לא רגיש.
• סגנון אינטואיטיבי. תקשורת בסגנון אינטואיטיבי, אתה מעדיף לכסות את כל התמונה לחלוטין ולהימנע פרטים, מחשש לקבל שקועה בהם. זה מאפשר לך ללכת ישר אל לב הבעיה, ולא לשקול את זה בשלבים. היתרון של סגנון זה הוא שאתה מתקשר במהירות ובדייקנות, בקלות להתעמק בבעיות גדולות ומורכבות.עם זאת, במצב זה באמת דורש פרטים, ייתכן שלא תהיה סבלנות מספיק.

• סגנון פונקציונלי. סגנון זה מניח שיטתי, את הזמינות של תוכניות מפורטות, תאריכים מדויקים. אנשים מתקשרים בסגנון זה הם שחקנים טובים שלא לפספס שום דבר. חסרון פוטנציאלי של סגנון תקשורת פונקציונלית הוא שאתה עלול לאבד את תשומת הלב של הקהל שלך, במיוחד כאשר אתה מדבר עם שיחה אינטואיטיבי.
• סגנון אישי. תקשורת בסגנון אישי, אתה מרגיש קשר רגשי עם בן זוג, וזה מאפשר לך לגלות מה הוא באמת חושב. אתה מאזין טוב דיפלומט טוב, אתה יודע איך להחליק את הקונפליקטים, לשמור על יחסים טובים עם אנשים רבים. סגנון זה מאפשר לך לבנות קשרים אישיים עמוקים. אנשים פונים אליך לעתים קרובות כי אתה יכול להתחבר לקבוצות שונות. החיסרון של סגנון תקשורת זה הוא שאתה יכול לפעמים לעצב שוחרי סוג אנליטית מי כמו מספרים קשים ודיונים לוגיים.

ראה את הסרטון הבא למיומנויות התקשורת העסקיות החשובות ביותר.